Aprende a priorizar y gana en productividad con estos 5 métodos

Ya lo cantaba Fito y Fitipaldis en una de sus canciones: “no siempre lo urgente es lo importante”. Pero discernir entre uno y otro es aprender a priorizar.  Priorizar las tareas en función de su relevancia continúa siendo una de las claves de la productividad de las empresas. A mayor capacidad de priorizar, más tiempo disponible; y a mayor tiempo disponible, más probabilidades de evitar síndromes como el del trabajador quemado.

Más allá de la archiconocida To-Do List, existen distintos métodos para priorizar tareas y objetivos que se remontan a los años 60, como la matriz Eisenhower; o técnicas como la conocida como Eat that frog, que nos anima a empezar el día con aquellas tareas que menos nos apetezcan (a partir de allí, el día solo puede ir a mejor). A continuación, cinco métodos para poner la primera piedra en el camino hacia una mayor productividad en tu empresa.

1. Matriz Eisenhower: la importancia VS la urgencia

La matriz Eisenhower es una técnica de priorización de tareas que juega con dos variables -la importancia y la urgencia– y que se le atribuye al ya fallecido presidente de Estados Unidos, Dwight Eisenhower. La matriz consta de cuatro cuadrantes (urgente, no urgente, importante y no importante), valorados del 1 al 4 en función del nivel de prioridad, en los que deberías colocar tus tareas y objetivos para evitar la parálisis por análisis:

• Cuadrante 1: importante y urgente. Aquellas tareas que requieren de tu máxima dedicación y a las que se les atribuye el nivel de prioridad 1.
• Cuadrante 2: importante, pero no urgente. Objetivos a largo plazo y tareas con un deadline concreto, con un nivel de prioridad 2.
• Cuadrante 3: importante y no urgente. Tareas que puedes delegar o aplazar con un nivel de prioridad 3.
• Cuadrante 4: no importante y no urgente. Tareas u objetivos que deberías eliminar directamente.

Fuente: Ionos

2. El método de Ivy Lee

Considerado en Estados Unidos como el “padre de las relaciones públicas”, Ivy Lee es el experto que está detrás de este método de priorización de tareas que llegó hasta las manos de Charles Schwab, presidente de Bethlehem Steel. Dicho método consiste en, al final de la jornada laboral, escribir una lista con las seis tareas más importantes que tengas que llevar a cabo el día siguiente. De estos seis ítems, prioriza por cuál vas a empezar y asegúrate de no pasar al segundo ítem hasta que no hayas finalizado el primero, y así sucesivamente. Si al finalizar el día quedan tareas pendientes, trasládalas a la lista del siguiente día (y recuerda, no puedes incluir más de seis tareas).

3. Eat that frog

Uno de los métodos más sencillos y, seguramente, el que muchos estaréis aplicando sin daros cuenta: las tareas más desagradables o menos motivadoras deben finiquitarse en primer lugar. Sin excepciones. Así, el resto de la jornada será más placentera (en la medida que sea posible).

4. El método ABCDE

El método ABCDE consiste en asignar una letra a cada tarea en función del grado de importancia. Ideada por el empresario Brian Tracy, esta técnica nos ayuda no solo a priorizar, sino a entender qué tareas son meras distracciones. En líneas generales, la asignación de letras sigue los siguientes criterios: A (muy importante, habrá consecuencias negativas si no lo haces); B (importante, también incluye consecuencias negativas, aunque de menor impacto); C (corresponde a ‘nice to do’ y no conlleva consecuencias negativas si no se lleva a cabo); D (se puede delegar) y E (elimina esta tarea cuando sea posible para obtener tiempo).

5. La lista de Warren Buffett

Con una fortuna estimada de 84.900 millones de dólares y ocupando la tercera posición en la lista de los inversores más ricos de Estados Unidos, el método de Warren Buffett para definir y priorizar objetivos a largo plazo es sorprendentemente sencillo en su concepción (aunque no tanto en su práctica).

El primer paso es escribir una lista de tus 25 objetivos prioritarios (no tienen porqué ceñirse al ámbito profesional) y, a continuación, señalar los cinco más importantes. Una vez seleccionado estos cinco objetivos, evita los otros 20. Sí, evítalos por completo hasta que hayas cumplido los cinco primeros, para Buffett son cargas que dificultarán la consecución de tus principales objetivos.